Einleitung
Bei der Epassi Group verpflichten wir uns, unsere Geschäftstätigkeit in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften, unseren internen Richtlinien sowie unseren Werten und ethischen Grundsätzen auszuüben. Wir erwarten von allen unseren Geschäftspartnern, dass sie mit derselben Integrität und Fairness handeln. Dieser Verhaltenskodex für Geschäftspartner (der „BPCoC“ oder der „Kodex“) legt die Mindeststandards fest, die von unseren Geschäftspartnern erwartet werden, und stellt einen wesentlichen Bestandteil jedes Vertrags zwischen dem Geschäftspartner und der Epassi Group dar. Bei Abweichungen zwischen gesetzlichen und behördlichen Anforderungen und diesem BPCoC oder zwischen dem eigenen Verhaltenskodex des Geschäftspartners und diesem BPCoC muss der Geschäftspartner stets den strengeren Standard befolgen.
„Geschäftspartner“ bezeichnet alle Lieferanten, Anbieter, Berater, Distributoren, Wiederverkäufer, Vertreter und alle anderen Parteien, mit denen die Epassi Group geschäftlich zusammenarbeitet.
Die Epassi Group erwartet von allen Geschäftspartnern, dass sie die grundlegenden Anforderungen in Bezug auf Umwelt, Menschenrechte und ethischen Handel einhalten und sich an den in diesem BPCoC dargelegten Werten und Best Practices orientieren, um ein gemeinsames Bekenntnis zu Vertrauen, Nachhaltigkeit und ethischen Geschäftspraktiken zu fördern. Die Epassi Group legt bei der Auswahl von Geschäftspartnern besonderen Wert auf die Einhaltung der Ideale des Kodex, und die Erwartung der Erfüllung dieser Anforderungen erfolgt in enger Zusammenarbeit und im Dialog mit unseren Geschäftspartnern. Alle unsere Geschäftspartner müssen sich über die aktuellen Standards in den Bereichen Nachhaltigkeit, Menschenrechte und ethischer Handel auf dem Laufenden halten und diese einhalten.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Geschäftspartner müssen alle geltenden Gesetze, Vorschriften und internationalen Standards in den Ländern einhalten, in denen sie tätig sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Gesetze zur Korruptionsbekämpfung und Bestechungsbekämpfung, Wettbewerbs- und Kartellgesetze, Umweltgesetze und -vorschriften, Arbeitsgesetze sowie Datenschutz- und Privatsphärengesetze.
Ethische Geschäftspraktiken
Die Epassi Group verpflichtet sich zur Einhaltung höchster Standards ethischer Geschäftspraktiken und erwartet dies auch von ihren Geschäftspartnern. Dies gewährleistet Vertrauen und Integrität in all unseren Geschäftsaktivitäten. Wir verlangen von allen unseren Geschäftspartnern die Einhaltung höchster Standards in Bezug auf Integrität, Ehrlichkeit und Transparenz.
Korruptionsbekämpfung
Korruption ist der Missbrauch anvertrauter Macht zum privaten Vorteil. Alle Geschäftspartner müssen sich aktiv gegen die Begünstigung und Finanzierung von Korruption einsetzen und dürfen keinerlei Form von Korruption tolerieren. Unsere Geschäftspartner müssen sicherstellen, dass ihre Bücher, Aufzeichnungen und Transaktionen vollständig, genau, ehrlich und fristgerecht geführt werden. Sie dürfen niemals persönliche Vorteile – sei es Geld, Dienstleistungen oder andere Vergünstigungen – im Austausch für eine geschäftliche Transaktion annehmen oder anbieten.
Bestechung, Geschenke und Bewirtung
Unter Bestechung versteht man das Anbieten, Gewähren oder Annehmen eines finanziellen oder sonstigen Vorteils, in der Regel mit dem Ziel, eine günstige Entscheidung zu erwirken. Jedes Angebot, jede Zusage, jede Zuwendung oder jedes Geschenk an Dritte darf nicht im Widerspruch zu den geltenden nationalen und internationalen Rechtsvorschriften stehen. Werden Geschenke oder Bewirtungen angeboten, dürfen diese nicht als Versuch verstanden oder ausgelegt werden, geschäftliche Entscheidungen in unzulässiger Weise zu beeinflussen. Kein Geschäftspartner oder dessen Mitarbeiter darf direkt oder indirekt illegale oder unangemessene Geschenke, Geld oder sonstige Vergütungen anbieten oder annehmen, um geschäftliche oder persönliche Vorteile zu erlangen.
Interessenkonflikte
Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn persönliche Interessen oder die Interessen nahestehender Personen eine unvoreingenommene Entscheidungsfindung beeinträchtigen könnten. Alle Geschäftspartner müssen sich verpflichten, Interessenkonflikte zu erkennen und anzugehen, um sicherzustellen, dass Entscheidungen integer und fair getroffen werden.
Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Unsere Geschäftspartner haben die Pflicht und die gesetzliche Verpflichtung, zu verhindern, dass Gelder illegaler Herkunft in Finanzsysteme gelangen und diese missbraucht werden. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, erwartet die Epassi Group von allen ihren Geschäftspartnern, dass sie einen risikobasierten Ansatz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung umsetzen, der den geltenden Rechtsvorschriften und international anerkannten Best Practices entspricht.
Darüber hinaus müssen alle Geschäftspartner alle geltenden Handels- und Einfuhrbestimmungen einhalten, einschließlich Sanktionen, Einfrierungsverfügungen und Embargos, die für unser Geschäft gelten. Im Falle ungewöhnlicher Aktivitäten oder bei Bedenken hinsichtlich möglicher Verbindungen zu sanktionierten Personen oder Organisationen müssen Geschäftspartner unverzüglich Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.
Fairer Handel und Wettbewerb
Alle Geschäftspartner müssen ihre Geschäfte offen, fair und transparent führen, die Wettbewerbsgesetze einhalten und Marktmanipulationen vermeiden. Geschäftspartner müssen die Regeln des freien Marktes respektieren und dürfen sich nicht an Praktiken wie Preisabsprachen, abgestimmten Angeboten oder anderem wettbewerbswidrigen Verhalten beteiligen.
Soziale Verantwortung
Menschenrechte
Von allen Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie international anerkannte Menschenrechte achten, schützen und aktiv fördern.
Arbeitsrechte
Die Geschäftspartner der Epassi Group müssen international anerkannte Arbeitsstandards einhalten und eine faire und respektvolle Behandlung aller Arbeitnehmer gewährleisten.
Alle Geschäftspartner müssen sichere und gesunde Arbeitsbedingungen, faire Löhne und angemessene Arbeitszeiten gemäß den geltenden Gesetzen und Branchennormen gewährleisten. Diskriminierung aufgrund von Rasse, Geschlecht, Alter, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung oder anderen geschützten Merkmalen ist strengstens untersagt. Arbeitnehmer müssen das Recht haben, sich frei zu versammeln, zu organisieren und kollektiv zu verhandeln, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion in ihren gesamten Betrieben und Lieferketten fördern.
Verbot von Zwangsarbeit, moderner Sklaverei und Kinderarbeit
Unsere Geschäftspartner dürfen keine Form von Zwangs-, Sklaven-, Schuldknechtschafts- oder Pflichtarbeit einsetzen oder davon profitieren. Von den Arbeitnehmern darf nicht verlangt werden, Kautionen oder Ausweisdokumente beim Arbeitgeber zu hinterlegen, und es steht ihnen frei, nach angemessener Kündigungsfrist aus dem Arbeitsverhältnis auszuscheiden.
Unsere Geschäftspartner dürfen keine Form von Kinderarbeit einsetzen oder davon profitieren. Das Mindestalter für Arbeitnehmer darf nicht unter 15 Jahren oder unter dem örtlichen gesetzlichen Mindestalter für Beschäftigung oder Schulpflicht liegen, je nachdem, welches höher ist. Ein Mindestalter von 14 Jahren kann akzeptiert werden, wenn das örtliche Mindestalter gemäß der Ausnahme in der ILO-Konvention 138 auf 14 Jahre festgelegt ist. Kinder unter 18 Jahren dürfen keine Arbeiten verrichten, die ihre Gesundheit, Sicherheit oder Moral gefährden, einschließlich Nachtarbeit.
Niemand darf Folter oder grausamer, unmenschlicher oder erniedrigender Behandlung oder Bestrafung ausgesetzt werden. Jede Form von psychischer, körperlicher oder verbaler Misshandlung, Einschüchterung, Bedrohung oder Belästigung darf nicht toleriert werden.
Nichtdiskriminierung
Es darf keine Diskriminierung in Bezug auf Beschäftigung, Vergütung, Ausbildung, Beförderung, Entlassung oder Ruhestand aufgrund von ethnischer Zugehörigkeit, Kaste, Religion, Alter, Behinderung, Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung, gewerkschaftlicher Tätigkeit oder politischer Zugehörigkeit geben.
Datenschutz
Der Zweck des Datenschutzes besteht darin, alle Personen – Mitarbeiter, Händler und Kunden, die die Dienste der Epassi Group in Anspruch nehmen – vor jeglicher Verletzung ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu schützen.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dies umfasst alle Informationen, die zu einer direkten oder indirekten Identifizierung einer lebenden Person führen könnten.
Um die Einhaltung aller geltenden Vorschriften und Bestimmungen zu gewährleisten – und das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu wahren – müssen alle von unseren Geschäftspartnern verarbeiteten personenbezogenen Daten fair, rechtmäßig und transparent verarbeitet werden.
Personenbezogene Daten sind:
- in Bezug auf die betroffene Person rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet werden
- für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erhoben
- angemessen, relevant und auf das für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderliche Maß beschränkt sein
- richtig sein und, soweit erforderlich, auf dem neuesten Stand gehalten werden
- in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich ist
- in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet.
Alle unsere Geschäftspartner müssen sich verpflichten, verantwortungsbewusst mit personenbezogenen Daten umzugehen und sicherzustellen, dass diese unter Einhaltung höchster Sicherheits- und Integritätsstandards verarbeitet werden.
Informationssicherheit
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der vom Geschäftspartner verarbeiteten Informationen zu gewährleisten.
Informationen dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies für legitime geschäftliche Zwecke erforderlich ist. Sie dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden, es sei denn, es liegen rechtliche Gründe dafür vor. Alle unsere Geschäftspartner müssen sich verpflichten, sicherzustellen, dass alle Informationen verantwortungsbewusst und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und Bestimmungen behandelt werden.
Umwelt
Unsere Geschäftspartner müssen die Umwelt respektieren. Soweit möglich, müssen alle Geschäftspartner darauf hinwirken, die schädlichen Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit auf die Umwelt zu verhindern oder zu minimieren und zu mindern. Geschäftspartner müssen alle Umweltgesetze und -vorschriften einhalten.
Meldung von Fehlverhalten
Dieser BPCoC definiert die Mindeststandards, deren Einhaltung die Epassi Group von ihren Geschäftspartnern bei der Geschäftsabwicklung mit der Epassi Group verlangt, und behält sich das Recht vor, den Kodex zeitnah und in Übereinstimmung mit den bestehenden Vereinbarungen zwischen den Parteien zu überarbeiten. Wenn Sie Kenntnis von einem Verstoß gegen geltende Gesetze, diesen BPCoC oder von der Epassi Group genehmigte Richtlinien oder Leitlinien erhalten oder einen solchen vermuten, melden Sie Ihren Verdacht unverzüglich.
Der Geschäftspartner muss jede Nichteinhaltung dieses Kodex unverzüglich der in seiner Vereinbarung benannten Kontaktperson (Lieferanten) oder dem lokalen Händlerkanal (Händler) melden und auf Anfrage der Epassi Group relevante Informationen bereitstellen. Der Geschäftspartner hat der Epassi Group zu gestatten, entweder allein oder gemeinsam mit dem Kunden der Epassi Group oder einem von der Epassi Group beauftragten Dritten die Einhaltung der Vorschriften durch eine Prüfung der Räumlichkeiten und Betriebsabläufe des Geschäftspartners zu überprüfen. Der Geschäftspartner hat der Epassi Group auf Anfrage zudem relevante Informationen zur Verfügung zu stellen, beispielsweise durch Beantwortung von Fragebögen, Vorlage von Unterlagen oder Weitergabe von anderem Material.
Stellt die Epassi Group fest oder hat sie den begründeten Verdacht, dass der Geschäftspartner diesen Kodex nicht eingehalten hat, muss der Geschäftspartner unverzüglich Abhilfemaßnahmen ergreifen und die Einhaltung des Kodex hinreichend nachweisen. Ungeachtet des Vorstehenden behält sich die Epassi Group das Recht vor, den Hauptvertrag zu kündigen, wenn ihr Geschäftspartner einen wesentlichen Verstoß gegen diesen Geschäftspartner-Kodex begeht oder sich weigert, die Nichteinhaltung zu beheben. Beide Parteien erkennen ferner an, dass ein wesentlicher Verstoß gegen diesen Kodex als wesentlicher Verstoß gegen den Hauptvertrag behandelt werden kann.
Personen, die nicht zum Personal der Epassi Group gehören, können Verstöße über den zentralen Meldekanal des Justizministeriums melden, der über den folgenden Link zugänglich ist: Zentraler externer Meldekanal – Amt des Justizkanzlers | Justizkanzler (oikeuskansleri.fi).