Mit Sachzuwendungen können Unternehmen positive Reize setzen und die Zufriedenheit sowie die Motivation der Mitarbeitenden ganz einfach steigern. Und das Beste: Diese Belohnungen lassen sich teilweise steuerlich absetzen.
Eigentlich könnten Arbeitgeber gute Leistung auch mit Gehaltserhöhungen belohnen. Das Problem dabei: Die Mitarbeitenden haben wegen Steuer- und Sozialabgaben vom höheren Gehalt oft weniger als erhofft. Bei Sachzuwendungen kommt oft mehr bei den Mitarbeitenden an. Aber warum ist das so?
Ein Vorteil: Diese Art der finanziellen Zuwendungen sind bis zu einer bestimmten Grenze weder steuer- noch abgabepflichtig. Wie Steuervergünstigungen am effektivsten ausgeschöpft werden, sollten Unternehmen mit den zuständigen Experten klären. Fakt aber ist: Die Position der Angestellten spielt überhaupt keine Rolle. Ganz egal, ob Mitarbeitende als Aushilfen, Praktikanten oder Festangestellte arbeiten: Alle können steuerfreie Sachzuwendungen erhalten und davon profitieren.
Gesetzliche Regelungen für Sachzuwendungen
Tatsächlich gibt es unterschiedliche Spielräume, um die Mitarbeiter zu belohnen. Drei der vier Kategorien sind dabei besonders attraktiv, da die Sachzuwendungen dann lohnsteuerfrei sind.
Hervorzuheben ist an dieser Stelle, dass es sich generell nicht um Bargeld handeln darf. Auch Gutscheine, die bar ausgezahlt werden, fallen nicht in den Bereich der Sachzuwendungen. Voraussetzung ist außerdem, dass es sich dabei tatsächlich um echte Zusatzleistungen des Arbeitgebers handelt.
Die Freigrenze: 50 Euro und keinen Cent mehr
Im Prinzip ist es ganz einfach: Die Höhe der Sachzuwendungen (auch geldwerte Vorteile genannt) darf monatlich in der Regel den Betrag von 50 Euro nicht übersteigen. Nur Sachzuwendungen bis zu einer Höhe von 50 Euro monatlich sind hierbei steuerfrei.
Auch bei einer Firmenfitness-Mitgliedschaft, die der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter unentgeltlich oder vergünstigt zur Verfügung stellt, spricht man steuerrechtlich von einem geldwerten Vorteil. Zahlt der Mitarbeiter selbst einen Teil des monatlichen Beitrags, muss dieser allerdings von der Bemessungsgrundlage des geldwerten Vorteils abgezogen werden.
Wenn der Betrag die Freigrenze hingegen um nur einen Cent übersteigt, muss der gesamte Betrag versteuert werden. Dabei gilt es zu beachten, dass die Beträge aller Sachzuwendungen addiert werden müssen. Nicht genutzte Beträge verfallen und können nicht in einem anderen Monat genutzt werden.
Und noch etwas ist wichtig: Arbeitgeber müssen den Zeitpunkt der Übergabe ihrer Sachzuwendungen gegenüber dem Finanzamt genau dokumentieren. Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt, an dem die Zuwendung zufließt. Man spricht in diesem Fall vom sogenannten Zuflussprinzip. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Sachzuwendungen auch zu einem späteren Zeitpunkt von den Arbeitnehmern eingelöst werden können.
Lohnsteuerliche Behandlung von Sachbezug, Pauschalbesteuerung und Vorsteuerabzug
Wie müssen Arbeitgeber mit dem Sachbezug umgehen? Der geldwerte Vorteil ist als Sachbezug (Barlohnumwandlung) bis zu einer Höhe von 50 Euro monatlich steuerfrei. Wichtig ist, dass die Sachbezüge einzeln für jeden Mitarbeitenden und jede Verwendung erfasst werden, unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit den steuerlich relevanten Werten (abzüglich der Zuzahlung des Mitarbeitenden). Dabei muss der Arbeitgeber auch Sachbezüge im Lohnkonto eintragen, die aufgrund der Freigrenze von monatlich 50 Euro steuerfrei bleiben. Hier kann allerdings unter bestimmten Voraussetzungen ein Antrag auf eine Befreiung von der Aufzeichnung gestellt werden.*
Alternativ zur Nutzung einer Sachbezugsfreigrenze kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil seiner Mitarbeitenden aus einer Firmenfitness-Mitgliedschaft auch pauschal versteuern (gemäß § 37b EStG mit 30 Prozent zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Sie kommt zur Anwendung, wenn beispielsweise die Freigrenze von monatlich 50 Euro bereits ausgeschöpft wurde. Als Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommenssteuer zieht das Finanzamt die Aufwendungen des Steuerpflichtigen (hier: Arbeitgeber) einschließlich Umsatzsteuer heran. Wichtig: Die Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 37b Abs. 2 EStG führt dabei nicht zu einer Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Soweit es um Leistungen geht, die zur betrieblichen Gesundheitsförderung von Arbeitnehmern zählen, ist der Vorsteuerabzug allgemein zulässig. Eine Firmenfitness-Mitgliedschaft von Hansefit ermöglicht hierbei die Nutzung eines Netzwerks von Einrichtungen, wovon eine Vielzahl der Gesundheitsförderung dient. Deshalb ist in diesem Fall der Vorsteuerabzug für gewöhnlich möglich.**
*Hinweis: Die Anwendbarkeit der Sachbezugsfreigrenze wurde vom Finanzamt Bremen für Arbeitgeber in Bremen bestätigt. Bitte stimmen Sie sich in dieser Sache mit Ihrem zuständigen Finanzamt ab, um die vor Ort geltenden Regelungen zu erfahren.
**Hinweis: Bitte wenden Sie sich hier zur Erlangung der Rechtssicherheit an Ihr zuständiges Finanzamt. In Einzelfällen untersagen Finanzämter die Vorsteuerabzugsmöglichkeit, wenn die Gewährung von Firmenfitness-Mitgliedschaften als Leistungen für den Privatbereich der Arbeitnehmer und nicht für den unternehmerischen Bereich des Arbeitgebers eingestuft werden.
Gesundheitsförderung: Der Sonderfall
Bereits seit dem 1. Januar 2008 sind bestimmte Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung steuerfrei. Der Freibetrag dieser Sachzuwendungen wurde in den vergangenen Jahren erhöht und liegt mittlerweile bei 600 € pro Kalenderjahr und Mitarbeitenden. Die entsprechenden Leistungen müssen allerdings dahingehend zertifiziert sein, dass sie den Gesundheitszustand der Mitarbeitenden verbessern. Nur dann sind sie frei von Lohnsteuer und Sozialabgaben.
Firmenfitness-Anbieter sind in der Regel nicht zertifiziert und deshalb nicht steuerbefreit. Hansefit bietet hier allerdings ein zertifiziertes Online-Angebot zur Gesundheitsförderung der Mitarbeiter durch sein Tochterunternehmen fitbase an.
Wichtig: Bei dieser Art der finanziellen Zuwendung handelt es sich um einen Freibetrag, nicht um die Freigrenze. Das bedeutet, dass bei Überschreiten des Freibetrags auch tatsächlich nur der Betrag der Überschreitung versteuert werden muss.