Verwaltung der Hansefit-Mitgliedschaften so einfach wie noch nie

HR-Schnittstelle von Hansefit

Q: Welche Features/Vorteile bietet die HR-Schnittstelle Arbeitgebenden?

Automatische Berechtigungsprüfung: Anmeldungen für Firmenfitness sind nur für berechtigte Mitarbeitende (via E-Mail oder Personalnummer) möglich. Damit entfallen versehentliche Doppelanmeldungen oder lästige Mehrfachprüfungen. „Willkommen heißen“ – schon vor dem ersten Arbeitstag: Sobald neue Mitarbeitende in Ihrem HR-System angelegt sind, kann der Anmeldeprozess bereits bis zu sechs Monate vor dem eigentlichen Eintritt ins Unternehmen erfolgen – inklusive flexibler Anpassung bei Start-Verzögerungen. Automatische Abmeldung: Unternehmensaustritte werden direkt zum HR-Austrittsdatum übernommen, wodurch ein manueller Offboarding-Aufwand entfällt (für manuelle Einzelfälle bleibt zusätzlich das Kundenportal). Aktuelle Userdaten: Änderungen in den HR-Daten (z. B. Name oder Business-E-Mail) werden kontinuierlich übernommen, wodurch eine doppelte Datenpflege im Kundenportal entfällt. Schnelle Anbindung: Das Aufsetzen der HR-Schnittstelle erfolgt unkompliziert über einen Setup-Link mit einfachen Step-by-Step-Anleitungen individuell je nach HR-System. Aktivierungsunterstützung: Mit der Integration einer HR-Schnittstelle kann Hansefit Sie noch besser bei der Gesundheitsförderung und Aktivierung Ihrer Mitarbeitenden unterstützen.

In vielen Unternehmen ist die Verwaltung der Daten von Mitarbeitenden ein zeitintensiver und gleichzeitig fehleranfälliger Balanceakt zwischen verschiedenen Systemen und Abteilungen. Besonders im Bereich Firmenfitness wünschen sich Personalverantwortliche eine Lösung, die nahtlos in bestehende HR-Prozesse integriert ist – ohne Mehraufwand, doppelte Datenpflege oder komplizierte Abstimmungen. Genau hier setzt Hansefit mit seiner intelligenten HR-Schnittstelle an.

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Vorstellung

HR-Schnittstelle: Was ist das überhaupt?

Mit unserer HR-Schnittstelle bieten wir unseren Kundinnen und Kunden eine digitale Verbindung zwischen dem bestehenden HR-System und dem Hansefit-Benefit-Management, die den automatisierten Austausch von Personaldaten ermöglicht, dadurch manuelle Eingaben reduziert sowie Prozesse effizienter gestaltet – selbstverständlich datenschutzkonform, sicher und ohne Zusatzkosten.

Anwendungsfall

Ein Beispiel

Stellen Sie sich vor, einer Ihrer Mitarbeitenden verlässt in wenigen Wochen Ihr Unternehmen und hat eine laufende Hansefit-Firmenfitness-Mitgliedschaft. Vermutlich werden Sie den Mitarbeitenden zu gegebener Zeit aus Ihrem HR-System löschen.

Dank unserer HR-Schnittstelle wird diese Info in Echtzeit an das Hansefit-Benefit-Management übermittelt. Eine Kündigung der Hansefit-Mitgliedschaft erfolgt damit automatisch – ohne dass es Ihrerseits zusätzliche Klicks im Kundenportal benötigt. So ist sichergestellt, dass wichtige Infos wie diese im Alltagstrubel nicht verlorengehen und nur diejenigen Mitarbeitenden Hansefit nutzen können, die dazu berechtigt sind.

Gründe dafür

Vorteile der HR-Schnittstelle

Warum machen wir das? Weil wir bei Hansefit das Ziel verfolgen, nicht nur ein erstklassiges Firmenfitness-Angebot zu bieten, sondern insbesondere unseren Geschäftskunden eine einfache und zeitsparende Benefit-Verwaltung zu ermöglichen, die

überwiegend in den vertrauten HR-Systemen stattfindet.
administrative Aufwände auf Kundenseite auf ein Minimum reduziert.
eine höhere Datenkonsistenz garantiert.

Damit lautet unser Versprechen an Sie: Wir verbinden Ihr HR-System mit Hansefit und machen eine doppelte Datenpflege damit überflüssig. Das bedeutet: mehr Zeit für Talente, weniger Administration für Sie!

Drei Personen unterhalten sich in einem hellen Raum. Eine Frau hält ein Tablet in der Hand.

FAQ

Mit welchen HR-Systemen lässt sich eine HR-Schnittstelle herstellen?vramsch2025-10-07T13:10:08+02:00

Mit welchen HR-Systemen lässt sich eine HR-Schnittstelle herstellen?

Aktuell bietet Hansefit HR-Integrationen für die Systeme:

Personio
SAP SuccessFactors
Sage
HR-Works
Workday
Oracle HCM

Für Kunden mit mehr als 500 Mitarbeitenden bieten wir optional eine SFTP-Schnittstelle zur HR-Datenübertragung mit CSV-/Excel-Files an.

Fallen für die Nutzung der HR-Schnittstelle Kosten an?vramsch2025-10-07T13:10:35+02:00

Fallen für die Nutzung der HR-Schnittstelle Kosten an?

Nein, für die Nutzung der Integration fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Welche Features/Vorteile bietet die HR-Schnittstelle Arbeitgebenden?vramsch2025-10-07T13:10:47+02:00

Welche Features/Vorteile bietet die HR-Schnittstelle Arbeitgebenden?

Automatische Berechtigungsprüfung: Anmeldungen für Firmenfitness sind nur für berechtigte Mitarbeitende (via E-Mail oder Personalnummer) möglich. Damit entfallen versehentliche Doppelanmeldungen oder lästige Mehrfachprüfungen.
„Willkommen heißen“ – schon vor dem ersten Arbeitstag: Sobald neue Mitarbeitende in Ihrem HR-System angelegt sind, kann der Anmeldeprozess bereits bis zu sechs Monate vor dem eigentlichen Eintritt ins Unternehmen erfolgen – inklusive flexibler Anpassung bei Start-Verzögerungen.
Automatische Abmeldung: Unternehmensaustritte werden direkt zum HR-Austrittsdatum übernommen, wodurch ein manueller Offboarding-Aufwand entfällt (für manuelle Einzelfälle bleibt zusätzlich das Kundenportal).
Aktuelle Userdaten: Änderungen in den HR-Daten (z. B. Name oder Business-E-Mail) werden kontinuierlich übernommen, wodurch eine doppelte Datenpflege im Kundenportal entfällt.
Schnelle Anbindung: Das Aufsetzen der HR-Schnittstelle erfolgt unkompliziert über einen Setup-Link mit einfachen Step-by-Step-Anleitungen individuell je nach HR-System.
Aktivierungsunterstützung: Mit der Integration einer HR-Schnittstelle kann Hansefit Sie noch besser bei der Gesundheitsförderung und Aktivierung Ihrer Mitarbeitenden unterstützen.

Haben auch bestehende Hansefit-Kunden Zugriff auf die HR-Schnittstelle?vramsch2025-10-15T15:24:38+02:00

Haben auch bestehende Hansefit-Kunden Zugriff auf die HR-Schnittstelle?

Ja, Bestandskunden können ebenfalls die Vorteile der HR-Integration nutzen, sofern das HR-System unter den weiter oben genannten Systemen gelistet ist. Wenden Sie sich gerne an ihren Ansprechpartner aus dem Customer Success Team.

Wie kann ich mein HR-System mit Hansefit verbinden?vramsch2025-10-07T13:11:11+02:00

Wie kann ich mein HR-System mit Hansefit verbinden?

Bitte nutzen Sie das Kontaktformular im Kundenportal, um die HR-Integration mit Hansefit zu vereinbaren. Im Anschluss erhalten Sie eine Übersicht über die relevanten HR-Datenfelder sowie eine ergänzende Datenschutzvereinbarung zur HR-Systemintegration. Die meisten unserer Kundinnen und Kunden haben die Integration innerhalb weniger Minuten alleine oder gemeinsam mit einem unserer HR-Administratoren aufgesetzt. Sie bekommen von uns eine Step-by-Step-Anleitung an die Hand, die Sie schnell und einfach durch das Aufsetzen der Integration mit Hansefit führt. Das Hansefit-Support-Team wird Ihnen selbstverständlich jederzeit Unterstützung leisten, egal ob bei Fragen jeglicher Art oder mit Hilfestellungen während Ihres Setups.

Welche Informationen werden aus dem HR-System an Hansefit übermittelt?vramsch2025-10-07T13:11:30+02:00

Welche Informationen werden aus dem HR-System an Hansefit übermittelt?

Der Schutz personenbezogener Daten hat für Hansefit jederzeit oberste Priorität. Die Datenübermittlung ist darum nur auf die für die HR-Integration notwendigen HR-Daten limitiert. Eine Übersicht über die verwendeten Datenpunkte und den jeweiligen Zweck erhalten Sie zusammen mit den für die Integration notwendigen Dokumenten.

Die für den aktuellen Benefit-Service nicht relevanten HR-Daten sind durch technische Filter (sogenannte „Scopes“) von der Speicherung in der Datenbank explizit ausgeschlossen, wie zum Beispiel Wochenarbeitsstunden, Gehalt oder Nationalität. Viele HR-Systeme haben außerdem eine Doppelsicherung integriert und verlangen von Ihnen bei Zugriffserteilung eine explizite Auswahl der für die Hansefit-Integration freigegebenen HR-Felder.

Welche datenschutzrechtlichen Regelungen gelten bei der HR-Schnittstelle?vramsch2025-10-14T09:15:41+02:00

Welche datenschutzrechtlichen Regelungen gelten bei der HR-Schnittstelle?

Für eine datenschutzkonforme Umsetzung ist für Bestandkunden eine Zusatzvereinbarung nach DSGVO notwendig. Für Neukunden, die eine HR-Integration wünschen, ist diese bereits Teil des Vertragsprozesses. Bei Fragen zu den Details können Sie sich jederzeit direkt an customerservice@hansefit.de wenden.

Wie funktioniert die Berechtigungsprüfung bei der HR-Integration?vramsch2025-10-07T13:11:53+02:00

Wie funktioniert die Berechtigungsprüfung bei der HR-Integration?

Die Berechtigungsprüfung der angefragten Firmenfitness-Mitgliedschaft während des Anmeldeprozesses erfolgt durch den Abgleich der geschäftlichen E-Mail-Adresse mit dem HR-System. Falls nicht bei allen Mitarbeitenden eine solche Adresse vorliegt, kann dort alternativ die Eingabe der Personalnummer genutzt werden – das Aktivierungsschreiben wird dann an die im HR-System zur Personalnummer hinterlegte private E-Mail-Adresse gesendet.

Aus Sicherheitsgründen werden Berechtigungsschreiben ausschließlich an E-Mail-Adressen und deren Daten aus dem HR-System versendet. So verhindert Hansefit zum einen unbefugte Registrierungen und Zusatzkosten und vermeidet zum anderen langfristig doppelte Datenpflege im Benefit-Portal.

Hinweis: Für die schlussendliche Nutzung der Hansefit-App kann von Ihren Mitarbeitenden im Aktivierungsprozess problemlos eine frei wählbare E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

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