Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten bei Hansefit informieren:

1. Art, Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Registrierung durch den Arbeitgeber

Wenn Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber für die Nutzung der Hansefit-Dienstleistung angemeldet haben, übermittelt Ihr Arbeitgeber im Rahmen seiner datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit Daten an uns (Hansefit GmbH). Diese Daten verarbeiten wir zur Durchführung des Registrierungsprozesses.

Zum Abschluss des Registrierungsprozesses ergänzen Sie über die Hansefit App Ihren Registrierungsdatensatz um ein Foto von Ihnen. Dieses Foto dient der eindeutigen Identifikation und der Prüfung der Trainingsberechtigung. Der Registrierungsdatensatz wird ergänzt um: Datum und Uhrzeit der des Abschlusses des Registrierungsprozesses sowie Akzeptanz unserer Nutzungsbedingungen und AGB.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen).

Registrierung durch den Trainierenden

Wenn Sie sich auf der Registrierungsseite, die wir für Ihren Arbeitgeber bereitgestellt haben, für die Hansefit-Dienstleistung registriert haben, schließen Sie mit uns (Hansefit GmbH) einen Nutzungsvertrag ab und erhalten einen Registrierungscode. Mit diesem können Sie über die Hansefit-App die Registrierung abschließen.

• Im Rahmen der Registrierung werden folgende Daten verarbeitet: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Startdatum der Nutzung, Name des Arbeitgebers, IBAN, BIC und Bankinstitut.
• Zum Abschluss des Registrierungsprozesses ergänzen Sie über die Hansefit-App Ihren Registrierungsdatensatz um ein Foto von Ihnen. Dieses Foto dient der eindeutigen Identifikation und der Prüfung der Trainingsberechtigung. Der Registrierungsdatensatz wird ergänzt um: Datum und Uhrzeit des Abschlusses des Registrierungsprozesseses sowie Akzeptanz unserer Nutzungsbedingungen und AGB.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen ist allen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen)

Nutzung der Hansefit-Dienstleistung

Wenn Sie in einer Hansefit-Verbundanlage die Hansefit-Dienstleistung nutzen wollen, wird Ihr Datensatz bei jeder Nutzung um folgende Daten ergänzt: Name der Hansefit-Verbundanlage sowie Datum und Uhrzeit von Check-in und Check-out.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen).

Gemeinsame Verantwortung

Ihr Arbeitgeber und wir (Hansefit GmbH) agieren bei der Bereitstellung der Hansefit-Dienstleistung als gemeinsame Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO zusammen, da die Zusammenarbeit beider Parteien erforderlich ist, um den gemeinsam angestrebten Zweck (Bereitstellung der Hansefit-Dienstleistung) zu erreichen.

2. Weitergabe von Daten

An die Hansefit-Verbundanlagen werden bei einem Check-in bzw. einem Check-out folgende Daten weitergegeben: Name, Foto, Geburtsdatum und Arbeitgeber. Die Weitergabe erfolgt zur Durchführung der Identitätsprüfung, zur Feststellung der Trainingsberechtigung und zur Dokumentation des Trainingsendes der ein- bzw. auscheckenden Person. Die Daten werden dabei nur temporär auf einem Monitor angezeigt. Es erfolgt keine separate lokale Speicherung der Daten in der Hansefit-Verbundanlage. Nach dem abgeschlossenen Check-in bzw. Check-out sind die Daten für die Mitarbeitenden der Hansefit-Verbundanlage nicht mehr abrufbar.

Bei der Datenverarbeitung können darüber hinaus streng weisungsgebundene externe Dienstleister eingesetzt werden. Mit diesen wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Diese werden regelmäßig auditiert.

3. Datenlöschung

Mit der Beendigung der Nutzung der Hansefit-Dienstleistung werden die Registrierungs- und Anmeldedaten nach spätestens einem Jahr gelöscht. Die Check-in- und Check-out-Daten, Ihr Name und die Angabe zu Ihrem Arbeitgeber werden für 10 Jahre gespeichert (§ 265 HGB, §147 AO). Diese Daten werden beispielsweise zu Abrechnungszwecken und für steuerrechtliche Prüfungen benötigt.