Die Infektionszahlen sinken, die Öffnungen schreiten voran und immer mehr Dinge sind mittlerweile wieder möglich. In einem Restaurant sitzen beispielsweise, sich mit Freunden treffen oder zum Sport gehen. Unternehmen müssen sich aufgrund der positiven Entwicklung allerdings auch damit beschäftigen, wie der Arbeitsalltag in Zukunft aussehen soll. Homeoffice? Zurück ins Büro? Oder vielleicht die Mischung als hybrider Arbeitsplatz?
Eine Umstellung, so hat es jedenfalls den Anschein, jagt in der Corona-Pandemie die nächste. Wenn man sich gerade auf die eine Sache eingestellt hat, muss man sich wegen Beschränkungen oder eben Lockerungen schon wieder an etwas Neues gewöhnen. Arbeitnehmer etwa haben sich vielleicht gerade erst Ihren Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden eingerichtet, da heißt es: Zurück ins Büro! Aber ist das wirklich sinnvoll? Sollte es nur Schwarz oder Weiß geben – und nicht vielleicht auch Grau?
Das steckt hinter der Idee vom hybriden Arbeitsplatz
Im Grunde ist ein hybrider Arbeitsplatz oder hybrides Arbeiten eine gewinnbringende Kombination aus mobilem, halbmobilem und bürobasiertem Arbeiten. Die Mitarbeiter erfahren also eine große Freiheit und damit auch Unabhängigkeit. Sie können entscheiden, wann, wie und vor allem von wo aus sie arbeiten möchten. Dies führt dazu, dass das berufliche und private Leben bestmöglich in Einklang gebracht werden kann.
„Die Zunahme des hybriden Arbeitsmodells lässt sich auf den Umstand zurückführen, dass in der Welt nach der Pandemie viele wieder ins Büro zurückkehren möchten, jedoch nicht in Vollzeit“, sagt Rick Kershaw vom Unternehmen Peakon. „Viele Organisationen haben eine flexible Arbeitskultur eingeführt. Sie möchten das jetzt ausbauen und zu einem Szenario übergehen, das hybrider ist und diese gesteigerte Flexibilität bietet.“
Bevor dies allerdings geschieht, müssen individuelle Analysen durchgeführt werden. In welcher Form ist das hybride Arbeiten für ein Unternehmen möglich? Gibt es Unterschiede zwischen dem hybriden Arbeiten des CEO, des Freelancers oder der Teamleitung? Hybrides Arbeiten bietet jede Menge Vorteile – hat gleichzeitig aber auch Herausforderungen, die es zu umschiffen gilt. Nur wenn beides miteinander abgewogen wird und am Ende unter dem Strich die Vorteile überwiegen, macht dieses Modell Sinn.
Drei häufige Vorteile vom hybriden Arbeitsplatz
1. Hohe Flexibilität für Mitarbeiter
Mitarbeiter sind sehr unterschiedlich. Das betrifft nicht nur die privaten Interessen, sondern auch die Arbeitsweise. Einige sind in den frühen Morgenstunden besonders zielstrebig, während andere wiederum erst am Nachmittag so richtig in Fahrt kommen. Dann gibt es diejenigen, die das Familienleben noch in den Alltag integrieren müssen, die in der Mittagspause gerne die Sporteinheit einschieben oder vielleicht auch nur den ein oder anderen (privaten) Termin einschieben möchten oder müssen. Kurzum: Jeder hat seinen eigenen, perfekten Tagesablauf. Wenn der Arbeitgeber diesen nicht nur nicht behindert, sondern auch fördert, steigert das automatisch die Zufriedenheit und die Motivation.
2. Gesteigerte Produktivität
Zufrieden und motivierte Mitarbeiter sind der Schlüssel zu langfristigem Erfolg. Aus diesem Grund kann hybrides Arbeiten auch die Produktivität eines Unternehmens erhöhen. Wenn alle an dem Ort, zu der Zeit und in der Form arbeiten kann, wie sie möchten, scheint es keine Blockaden zu geben. Kreativität und Arbeitsleistung sind keine Grenzen gesetzt – warum auch? Wenn dies einmal so sein sollte, können die Arbeitnehmer ja eine kurze Pause einlegen und neue Energie sammeln. Eine von Glint in Australien durchgeführte Umfrage hat diesbezüglich ergeben, dass 70 % angaben, produktiver zu sein als vor der Pandemie. Dies liege daran, dass weniger Meetings und Ablenkungen zu mehr Konzentration führen, wodurch Aufgaben fokussierter und schneller erledigt werden können.
3. Geringere Kosten
In einem hybriden Büro gibt es keine zugewiesenen Reihen mit Schreibtischen mehr. Stattdessen gibt es eine Mischung aus vielseitigen Räumlichkeiten, die darauf ausgelegt sind, die Mitarbeiter bei ihren verschiedenen Aufgaben zu unterstützen. Und sobald ein Unternehmen weiß, wie viele Mitarbeiter wann und wo im Büro sein werden, können die Arbeitgeber neue Kapazitätsstufen planen, um die Kosten für Miete, Bürobedarf und andere Geschäftsausgaben zu senken.
Diese drei Herausforderungen müssen gemeistert werden
1. Funktionierende IT
Ist das Internet schnell genug? Funktionieren alle Anschlüsse? Ist die Ausstattung so, wie an einem üblichen Arbeitsplatz? Vieles muss beachtet werden, wenn man sich für eine hybride Arbeitsweise entscheidet. Insbesondere, was die technische Komponente angeht. Dabei ist es wichtig, dass das Zusammenspiel zwischen Büro und Homeoffice stimmt. Es bringt den Mitarbeitern nämlich nichts, wenn sie im Büro die perfekte Ausstattung haben, in den eigenen vier Wänden damit aber nicht arbeiten können. Auch hier gilt: Vor der Umsetzung steht die Analyse. Was brauche ich? Was brauche ich nicht?
2. Neugestaltung der Räumlichkeiten
Damit sich Prozesse ändern und neue Strukturen aufbauen können, müssen sich auch die Büroräume den neuen Arbeitsbedingungen eines hybriden Modells anpassen. Im Büro, das beispielsweise für spezielle Team-Tage ausgelegt ist, sollten offene Räume und Meeting-Spots zur Verfügung stehen. Individuelle Plätze können dabei eher in den Hintergrund rücken. Je nach Bedarf kann eventuell auch sogar komplett auf eine eigene Räumlichkeit verzichtet werden. Oder man mietet ein fixes Büro, in dem mehrere Mitarbeiter sich Flex-Desks teilen.
3. Isolierung und fehlende Bewegung
Was auf gar keinen Fall passieren darf: Die Mitarbeiter dürfen den Kontakt zu ihren Kollegen nicht verlieren. Immer wieder hat man während der Pandemie gehört, wie sehr den Mitarbeitern der persönliche Austausch mit den Kollegen fehlt. Auch wenn es nur mal zehn Minuten sind: Gespräche über das Wetter, den Feierabend oder das Date am Wochenende sind wichtig und müssen auch geführt werden, wenn man sich nicht täglich auf dem Flur oder in der Büroküche befindet. Mit Aktionstagen oder firmeninternen Wettbewerben kann zudem die tägliche Bewegung gefördert werden. Dies ist etwa durch den Schrittwettbewerb von fitbase oder einer Mitgliedschaft bei Hansefit garantiert, da diese alle Wünsche der Mitarbeiter abdeckt.
Ein Blick in die Praxis:
Hybrides Arbeiten beim Hansefit-Kunden Hellmann
Im Gespräch: Adam Pietzka (Betriebliches Gesundheitsmanagement bei Hellmann Worldwide Logistics)
Wie bereitet Hellmann sich und seine Mitarbeiter auf die hybride Arbeitsweise vor?
Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung bei Hellmann maßgeblich beschleunigt. So hat sich innerhalb eines Jahres ein echter Kulturwandel vollzogen, der sich aber schon Jahre vorherangebahnt hat und dessen Fundament bereits gelegt war: Durch den Ausbruch der Pandemie haben wir zu Beginn des letzten Jahres weltweit 9.000 kaufmännische Kollegen quasi von heute auf morgen ins Homeoffice geschickt. Dies war dank der kurz vor Ausbruch der Pandemie abgeschlossenen Umstellung auf Digital-Office und einer guten technischen Ausstattung der Mitarbeiter recht reibungslos möglich. Es hat sich schnell gezeigt, dass die virtuelle Zusammenarbeit tatsächlich global und abteilungsübergreifend funktioniert und darüber hinaus sogar noch Mehrwerte bietet. Sie ist nicht nur familienfreundlich und effizient, sondern auch kosten- und CO2-sparend. Dadurch etablierte sich bei Hellmann schneller als gedacht ein neues Verständnis für digitales Denken und Handeln, was auch „nach Corona“ unsere Firmenkultur prägen und mobiles Arbeiten deutlich mehr in den Fokus rücken wird. Mit dem mobilen Arbeiten bietet Hellmann seinen Mitarbeitern also auch zukünftig moderne Arbeitsformen, die auf der einen Seite die Vereinbarkeit von Berufstätigkeit und persönlicher Lebensführung ermöglichen und auf der anderen Seite die Motivation erhöht. Damit entsprechen wir als Unternehmen dem Wunsch, den laut einer aktuellen Umfrage des „Work Trend Index“ drei von vier Beschäftigten äußern – nämlich auch weiterhin eine Option für das Arbeiten außerhalb des Büros zu erhalten. Gleichzeitig wünschen sich 67 % der Befragten mehr Kontakt zu Ihren Kollegen und Teams. Dies wiederum spricht für eine hybride Arbeitsweise und eine Verstärkung des mobilen Arbeitens: Bei Hellmann darf daher laut einer aktuellen Betriebsvereinbarung auch zukünftig bis zu 70 % der Arbeitszeit außerhalb des Büros erbracht werden, wobei es irrelevant ist, wo die Arbeit ausgeführt wird. Das erhöht die örtliche und zeitliche Flexibilität jedes Einzelnen und passt sich einer hybriden Arbeitsform an. Gleichzeitig fördern wir den persönlichen kollegialen Austausch und das Teamfeeling dadurch, dass eine gewisse Zeit verbindlich auch im Büro absolviert werden muss.
Welche Prozesse müssen besonders angepasst werden und wie/mit welchen Tools gelingt dies?
Gerade in einer hybriden Arbeitswelt sind gute Kommunikationstools das A und O. Sie sorgen trotz der räumlichen Distanz für ein Gefühl der Nähe unter Teammitgliedern und Transparenz in der Organisation. Daher sind insbesondere die Führungskräfte eine essenzielle Brücke zwischen der Organisation und den Beschäftigten, um die hybride Arbeitswelt zu realisieren. Deshalb werden diese bei Hellmann von Anfang an in die Prozesse integriert und z. B. durch digitale Schulungen wie „Führen von Mitarbeitern im Homeoffice“ dazu befähigt, ihre Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Gleichzeitig sind gezielte Schulungen auch der Beschäftigten ein wichtiger Baustein, der zum Gelingen des hybriden Arbeitens beiträgt, um unsere Kollegen auf die hybride Arbeitswelt vorzubereiten bzw. in dieser zu begleiten. Themen sind hier z. B. „Arbeiten im Homeoffice“, „Arbeiten im Homeoffice mit Kindern“ oder „Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung im Homeoffice“. Außerdem müssen alle Mitarbeiter ein verpflichtendes E-Learning zum Thema „mobiles Arbeiten“ und eine digitale Sicherheitsschulung absolvieren.
Trotz der vielseitigen Ansätze und der weitreichenden Initiativen hin zu einer hybriden Arbeitswelt befinden wir uns aber erst am Anfang eines interaktiven Prozesses, sodass wir auch zukünftig die Bedürfnisse und Erwartungen der Beschäftigten wie des Unternehmens gleichermaßen beobachten und analysieren werden. Das bedeutet, dass wir uns stetig weiterentwickeln werden – auch hinsichtlich der Umstellung einiger operativer Arbeitsbereiche, wo Prozesse teilweise noch händisch ablaufen.
Wie gelingt es, einer „sozialen Isolation“ der Mitarbeiter vorzubeugen?
Um der „sozialen Isolation“ von Beschäftigten beim mobilen Arbeiten entgegenzuwirken, haben wir im vergangenen Jahr bereits unterschiedliche Maßnahmen etabliert. Um im stetigen Dialog mit den Mitarbeitern bleiben, werden die Führungskräfte im Rahmen ihrer E-Learnings dafür sensibilisiert, wie wichtig regelmäßige digitale Team-Events oder Teambesprechungen sind. Auch sind regelmäßige Eins-zu-Eins Besprechungen wesentlich, in denen auch private Themenangesprochen werden können, um Anzeichen von Belastungen oder Ängsten zu erkennen. Zudem bieten wir den Teams und Führungskräften die Möglichkeit, gemeinsam an gesundheitsfördernden Events teilzunehmen, wie z. B. aktiven Mittagspausen, Koch-Events oder dem Online-Fitnessangebot von Hansefit. Durch sportliche Aktivitäten im Team können Mitarbeiter zwanglos ein Gruppenzugehörigkeitsgefühl erlangen und haben ggf. eine Abwechslung zum Alltag im Homeoffice. Zudem wird die körperliche Fitness gefördert, was bekanntlich auch zu einer besseren psychischen Gesundheit führt. Gleichzeitig besteht für die Mitarbeiter in den beiden starken Hellmann-Regionen Nord und West die Möglichkeit, Unterstützung über eine psychosoziale Mitarbeiter- und Führungskraftberatung zu erhalten, um belastende Situationen bestmöglich zu bewältigen oder auch proaktiv durch Coachings im Sinne der Self-Care präventive, gesundheitsförderliche Strategien zu erarbeiten.
